• Khi vòng gọi vốn bước sang giai đoạn thẩm định và nhà đầu tư bắt đầu gửi danh sách tài liệu cần cung cấp.
• Khi doanh nghiệp muốn rà soát định kỳ, chẳng hạn mỗi quý, để hồ sơ nội bộ luôn ở trạng thái sẵn sàng.
• Khi chuẩn bị nộp hồ sơ tới Quỹ hoặc các chương trình hỗ trợ có yêu cầu chứng minh năng lực pháp lý và tài chính.

Bước 1 — Mở lần lượt bảy nhóm tài liệu, từ Corporate tới Compliance. Bước 2 — Đánh dấu những hạng mục doanh nghiệp đã có bản hoàn chỉnh, cập nhật và sẵn sàng chia sẻ. Bước 3 — Theo dõi tỷ lệ sẵn sàng của từng nhóm để nhận diện nhóm đang là điểm nghẽn. Bước 4 — Phân công người phụ trách và thời hạn cho các hạng mục còn trống.

Quý vị chỉ nên đánh dấu khi tài liệu đã ở dạng hoàn chỉnh và còn hiệu lực. Bản nháp, văn bản thiếu chữ ký hoặc số liệu quá cũ nên được xem như chưa sẵn sàng. Tỷ lệ theo từng nhóm có ý nghĩa hơn tỷ lệ tổng, vì chỉ một nhóm còn trống cũng đủ làm chậm toàn bộ quá trình thẩm định dù các nhóm còn lại đã đầy đủ.

Ví dụ: Một doanh nghiệp đã có đủ báo cáo tài chính và hợp đồng khách hàng nhưng chưa lập bảng cơ cấu sở hữu cập nhật sau vòng gọi vốn gần nhất. Tỷ lệ tổng vẫn ở mức cao, song nhóm Corporate đang thiếu tài liệu nền tảng, và đây thường là hạng mục được hỏi ngay trong buổi làm việc đầu tiên.